E-Postaların Efendisi Olmak İçin 5 Öneri

Ne zaman Gelen Kutusunda bir ışık yansa, zihin ister istemez eşelemeye başlıyor bazı düşünceleri; ‘’hmm… patrondan mail gelmiş, bakalım bu sefer benden ne istiyorlar, istediğim revize gelmiş mi, yine mi toplantı isteği, arrgg… ne çok mail gelmiş, yapacak çok işim var, önce mail kutumu toparlamalıyım…‘’ bu senaryolar size de tanıdık geliyor mu? Kısa bir süre öncesine kadar ben de her gün benzer psikolojik durumlarla mücadele ediyordum…

E-posta yönetimi, verimlilik ve zaman yönetimi konularında onlarca kitap okumuş, farklı sektörlerden profesyonellerin yöntemlerini incelemiş ve bir çıkış bulurum ümidiyle hayata geçirmeye çalışmış biri olarak, birkaç basit araç ve yöntemle e-postalarımızın bizleri yönetmesine engel olabileceğimizi sonunda anlamış bulunuyorum. Gelin isterseniz bu müjdeli haberi birlikte kutlayalım ve e-postaların efendisi olabileceğimiz basit yöntemlere hızlıca bir göz atalım.

İlk bakışta öyle gibi görünmese de, gün içinde verimliliğimizi düşüren en büyük düşman aslında hep yanı başımızda! İşimde gücümde daha verimli olurum, her yerden çalışabilirim gazıyla binlerce lirayı düşünmeden uğruna harcadığımız o parlak cihazlardan bahsediyorum. Evet, akıllı telefonlar! Eğer biz onları kontrol altına almazsak, biz bir anda farkına varmadan, onlar hayatımızın kontrolünü ele geçiriyor. Bu söylediğimde çok ciddiyim!

Bize düşen çoğu e-posta aslında almamız gereken bir aksiyonu işaret ediyor; okumak, cevap yazmak, bilgi sahibi olmak, v.b… Evde oturup dizi izlerken, otobüs beklerken, takside, arkadaşlarla sohbette, hatta belki konserde elimizde hep cep telefonu var. Önce Facebook ve Twitter’a biraz bakayım derken, kendimizi e-posta uygulamasında buluveriyoruz. Gelen kutumuza düşen onlarca e-postaya cep telefonundan göz atıp, cevaplamayıp, yarın nasıl olsa işe gidince bakarım diye düşünüp, kendimizi erteleme hastalığının yan etkisi olan huzursuzluk semptomunun kollarına atıveriyoruz.

”Beynimiz cevap verilmeyen ve yarım bırakılan her e-postayı zihnimizin köşesine not alıyor ve bu küçük notlar psikolojimizde kaşıntıya sebep oluyor. Üstelik yarın o e-postayı cevaplamak için yine okumamız gerekecek, tamamen zaman israfı!”

Bazı istisnai durumlar haricinde cepten ya da mobil cihazdan e-posta okumayı bırakın. Bunun yanında e-posta uyarı mesajlarını (push notification)’ı da tamamen kapatmanızı öneriyorum. Bir iş ile ilgilenirken durmadan Ayşe Hanım size mesaj gönderdi, Ahmet Bey size toplantı daveti attı gibi ekranda beliren mesajlar konsantrasyonu dağıtır, verimliği düşürür. Bazılarınızın aklında hemen şu soru belirebilir: ‘’Peki, ya önemli ve acil bir konuyla ilgili e-posta gelmişse ve ben bunu kaçırırsam ne olur?’’ Hiçbir şey olmaz! İş dünyasında size e-posta göndermiş birine 24 saat içerisinde geri dönebilirsiniz. Mail gönderen herkesin işi kendine göre acildir ancak, bir iş hem acil hem de önemliyse zaten sizi telefonla ararlar. Son bir yıldır bu şekilde çalışıyorum ve henüz bir sorunla karşılaşmadım.

İnsanoğlu hakkındaki en acımasız gerçeklerden biri de içimizden sadece çok az sayıda kişinin aynı anda birden fazla işi eşit verimlilikle yapabileceğidir. İnsan beyni multi-tasking, aynı anda birden fazla işi yapabilme, niteliğine sahip değildir. Elbette yürürken konuşabilir, yemek yerken kitap okuyabiliriz ancak, birbirinden bağımsız iki projeyi eş zamanlı düşünüp çalışamayız. Aynı anda iki ya da daha fazla işi yapabildiğini söyleyen insanlar, farklı işlere sık aralıklarla dönerek çalışan kişilerdir. Örneğin; 5 dakika sunum için çalışıp, hemen ardından e-postalarına bakıp, sonra yeniden sunumuna döner v.b..

Bu yaklaşım çoğu insanda ciddi konsantrasyon, emek ve zaman kaybına yol açar ve kişi elindeki hiçbir işi kısa sürede bitiremediğinden, minik zafer duyguları da yaşayamaz, bunalıma eğilimi artar.

İş yerinde verimli olabilmek için benzer nitelikteki işleri biriktirip, gün içerisinde onlara bir zaman ayırıp aradan çıkartmak bu durumda yapılabilecek en mantıklı iştir. Yabancılar bu yönteme Batching processing (yığın işleme) diyor. Örneğin e-posta kontrolü; siz planlama yaparken, ya da toplantıdayken beş dakikada bir mail kontrol etmek yerine. Gün içinde belli saatleri katıksız olarak e-posta okuma ve cevaplama işine ayırırsanız çok daha verimli olur. Ben duruma göre günde dört ya da beş kere e-postalarımı kontrol ediyorum. Sabah saat 11:00, öğlen 13:00, 15:00 ve 17:00. Çoğu zaman sabah ve öğleden sonra kontrol etmem yeterli oluyor. E-postalarımla ilgilenirken başka hiçbir işe bakmıyorum.

Herkesin kendine göre bir e-posta yönetme anlayışı bulunuyor. Kimileri isme göre klasörler oluşturur, kimileri projelere göre klasör oluşturur, bazılarıysa koşullu otomatik aksiyonlar ayarlar, gelen her postanın türüne göre renkli renkli etiketler uygular v.b.

Ben, verimli olmak adına yalın bir e-posta klasör yönetme anlayışını benimsedim ve herkese de tavsiye ederim. Outlook uygulamamda inbox’ın altında, ToDo, Reference ve Archive adlı üç ana klasör bulunur. Acil ve önemli olan mesajlar inbox’ımda beni bekleyen önemli ve acil işler olarak değerlendiririm ve onları hemen aradan çıkarırım. ToDo klasörümde ise önemli ancak, acil geri dönüş beklemeyen mesajlar bulunur. Reference klasöründe ise, referans niteliğinde dönemsel olarak önemli olan mesajları bulundururum. Bunun haricinde dönemsel ve önemli projelerim için geçici proje klasörleri oluşturup, proje bittikten sonra Archive klasörüme kaldırırım. Bu yaklaşım bence oldukça etkin çünkü, her proje için ya da kişi için bir klasör açarsam zamanımın büyük çoğunluğu gelen e-postaları klasörler arasında paylaştırmakla ya da etiketlemekle geçer. Zaten Windows’un Outlook’u bile e-postalar arasında detaylı bir arama yapmayı olanaklı kılıyorken, isme göre ya da her minik projeye göre klasörleme ya da etiketleme yapmak zaman kaybından başka bir şey olmuyor.

Büyük ekli dosyalar alıp gönderirken Outlook gibi e-posta uygulamalarının kasılıp kaldığı ya da postayı göndermediği zamanlar çok olur. Bu, riskli ve stresli bir durumdur. Özellikle benim gibi pazarlama departmanında çalışanlar PSD, AI, PDF gibi yüklü dosyaları çok sık alıp gönderdiği için genelde WeTrasnfer gibi ücretsiz uygulamalar ile, ilgili dosyayı sunucuya yükleyip ve linkleyerek alıcıya gönderir. Bu, günün sonunda işe yarar bir yöntem olsa da pek pratik olduğunu söyleyemem.

Ben WeTransfer yerine Dropbox ya da Adobe SendNow uygulamalarını kullanıyorum. Çünkü bu uygulamalar ile gönderilecek dosyanızı herhangi bir yere upload etmek için beklemeniz gerekmiyor. Özellikle Dropbox, Evernote gibi Cloud (Bulut) uygulamalarının hayatımızı inanılmaz derecede kolaylaştırdığı bir gerçek. Başka bir yazımda bu uygulamaları hem iş, hem de kişisel hayatıma nasıl entegre ettiğimi uzun uzun yazacağım.

En sevdiğim yöntemlerden birini sona sakladım! Snippet, yazılım dünyasından gelenlerin aşina olduğu bir kavramdır. Kodcular benzer kod öbeklerini yeniden yazmak yerine belirledikleri kod öbeklerine bir sözcük ya da onu çağrıştıracak kısa bir sözcük atarlar. Bu şekilde yüzlerce satır kod yazmak yerine tek bir sözcük öbeği ile o kodu çağırır, gelen kodda gerekli değişiklikleri yapar ve yollarına devam ederler.

Ben aynı mantığı e-posta yazarken de kullanıyorum ve inanın e-postalarıma ayırdığım zamandan ciddi oranda tasarruf ediyorum. Aslında e-postalarda snippet kullanımı kendi başına bir blog yazısı olabilecek kadar uzun, o yüzden bu yazıda fazla detaya girmeyeceğim ve başka bir yazıda daha detaylı anlatacağım.

Snippet tarafında kullanabileceğiniz onlarca ücretsiz yazılım var. Ben Mac için TextExpander uygulamasını kullanıyorum. Windows için Phrase Expander diye bir uygulama da mevcut.

E-postalarınızın içeriklerine şöyle bir baktığınızda her e-postada yer alan standart bazı cümleler olduğunu görebilirsiniz. Örneğin; Merhaba, Teşekkürler, İyi çalışmalar ve e-posta altındaki imzalar gibi… Ben bu cümleleri çağıracak küçük snippet’ler hazırladım. Merhaba yerine ‘;mb’, Teşekkürler yerine ‘;tş’ gibi..

Hatta daha da ileri gittim ve farklı senaryolara göre e-posta şablonları oluşturdum; ajans revizeleri için birkaç tane, toplu e-posta gönderileri için birkaç tane, pazarlama raporlarım için, bayram ve tebrik mailleri için, hatta şirketin logo ve kurumsal tanıtım bülteninin ekte olduğu bir versiyon bile hazırladım.

Snippet’ler e-posta yazarken hayatımı inanılmaz derecede kolaylaştırıyor ve verimliliğimi ciddi oranda arttırıyor. TextExpander ve PhraseExpander gibi Snippet araçları verimliliğinizi ölçmeniz için günlük ve haftalık kullanım raporları da sunuyor. Bu araçları kullanarak zamandan ne kadar tasarruf yaptığınıza inanamayacaksınız!