Resmi Yazışma Kuralları Nelerdir? Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilmesi Gerekenler
19.01.2021 - 05:40 | Son Güncellenme:
Kamu kurum ve kuruluşları arasında zaman zaman yazışmalar yapılmaktadır. Konuların çözülmesi veya bilgi paylaşılması için resmi yazışmalara ihtiyaç vardır. Bu tarz kurumlarda çalışan kişilerin mutlaka resmi yazışma ile ilgili kuralları bilmesi gereklidir. Resmi yazışma kuralları nelerdir? Resmi yazışmalarda dikkat edilmesi gerekenler nelerdir? Gibi soruların cevaplarını sizler için detaylı şekilde derledik.
Resmi yazışmalar belli bir düzene göre yapılmaktadır. Bu düzen dışına çıkılarak günlük konuşma dilinde yazışma yapılamaz. Kullanılan ifadeler düzgün, net ve anlaşılır olmalıdır. Kullanılan üslubun resmi olmasına dikkat edilmelidir.
Resmi Yazışmanın Kuralları Nelerdir?
1. Resmi yazışmalar elektronik ortamda veya fiziksel olarak yapılabilir.
2. Resmi yazışmalar A4 boyutundaki kağıda hazırlanmalıdır.
3. Kağıt üzerinde tarih ve sayı belirtilmelidir.
4. Muhatap olan şahıs gerçek kişi ise direk isim ve soy ismi yazılır. Ancak bu şahsın mesleki kariyeri var ise unvanı belirtilmelidir.
5. Yapılan yazışma birden çok yere ulaşacaksa eğer başına ‘Dağıtım Yerlerine’ ibaresi eklenmelidir.
6. Sayfada ilgi kısımlarına yazının sayısı ve tarihi yazılır.
7. Alt makama yazılan yazılar ‘rica ederim’, üst makama yazılan yazılar ‘arz ederim’ ve iki makama aynı anda yazılan yazılar ‘arz ederim’ ve ‘rica ederim’ şeklinde bitirilir.
8. Belgeler ıslak imzalı veya elektronik imzalı olmalıdır.
9. Resmi yazıda bulunan ekler mutlaka belirtilmelidir.
10 Dağıtım listesi ilgili kurumlar ile yazıda belirtilmelidir.
11. Zamanın kısıtlı olduğu durumlarda yazıya acele veya günlüdür ibaresi eklenir.
12 Gelen yazı anlaşılamıyorsa gönderene geri iade edilir.
Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilmesi Gerekenler
● Yazışmada kağıt için daktilo veya bilgisayar kullanılmalıdır. Ayrıca duruma göre faks çekilebilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmalar için güvenlik önlemleri sağlanmalıdır. Gereken durumlarda iletilen yazı kağıda dökülerek çıkartılır.
● Yazılarda Times New Roman (12 punto) veya Arial (11 punto) yazı tipi geçerlidir.
● Yazı için sayfanın her alanından 2,5 cm boşluk bırakmaya dikkat edilmelidir.
● Sayı ve tarih mutlaka aynı hizada yazılmalıdır. Tarih her zaman sağ tarafta olur.
● Sayı ve konu arasında boşluk bırakılmamalıdır.
● Sayfa numarası kağıdın tam ortasında altta belirtilir.
● Muhatap olan kişilerin önüne sayın ifadesi eklenmelidir. Makam sahiplerine hitaben yazılıyorsa ismin altına sahip olunan makam belirtilir.
● Metinde yer alan önemli sayılar rakamla yazıldıktan sonra mutlaka yazı ile tekrar yazılmalıdır.
● Yazılan yazılarda mutlaka imla kurallarına dikkat edilmelidir ve yazım yanlışı yapılmamalıdır.
● Ek ile belirtilen dosya veya diğer unsurlar mutlaka gönderilen yazışmada bulunmalıdır.
● Gizli ve önemli belgeler güvenlik önlemleri alınarak gönderilmelidir.
