Sekreter Nedir, Görevleri Nelerdir? Sekreterlik İçin Gerekli Şartlar Nelerdir?

Sekreterlik büro işi olarak tanımlansa da farklı alanlarda da ihtiyaç duyulan bir meslek haline geldi. Geçtiğimiz yıllarda, asistanların görevi telefonlara bakmak ve dosyaları düzenlemek ile sınırlıyken günümüzde sekreterliğin iş tanımı değişmiştir. Çeşitli sektörlerde iş bulma şansına sahip olan sekreterlerin çalıştığı diğer kurumlar arasında belediyeler, turizm acenteleri ve organizasyon şirketleri yer alıyor.

Sekreter Nedir?

Bir ofiste üst düzey yöneticilerinin randevularını düzenleyen ve gelen misafirleri ağırlayan asistanlara sekreter denir. Genel sekreterler ise genellikle üniversitelerde görev alır. Bir ya da birden fazla yardımcısı olabilir.

Sekreter Ne İş Yapar?

1- Muhasebe sekreterleri bütçe taslaklarını hazırlar. Haftalık ve aylık belgeleri tasnif eder ve dosyaları. Talep edildiği takdirde o dosyaları, müdür ya da müdür yardımcısına iletir.

2- Emlak sekreterleri ev ve arsalar hakkında müşterileri bilgilendirir. Müdür ofiste yokken gelen müşterileri ağırlar. Satılık ve kiralık dükkanların fotoğraflarını web sitesine yükler.

3- Tıbbi sekreterler kliniğe ve muayeneye gelen misafirleri karşılar. Randevu takip programını kullanarak randevuları düzenler. Doktorların muayene esnasında kullandığı tıbbi ekipmanları sterilize eder. Diş hekiminin yanında tıbbi sekreter olarak işe başlayan bir kişi, muayene esnasında hekime yardım eder. Muayene lambasını açar ve istediği malzemeleri doktora verir. Tıbbi sekreterler ek olarak doktorların yazdığı reçeteleri bilgisayara işler.

4- İş yemeklerinin tarihi ve saatini ayarlar.

5- Şirketlerin gerçekleştireceği organizasyonları düzenler.

6- Günlük ve haftalık iş rapor tutar.

7- Muhasebe sekreteri dönem sonu bilançoları ve faturaları düzenler. Gelir gider tablosunu hazırlar. Yöneticileri ödenecek borçlar konusunda bilgilendirir.

8- 5- Müdür ve üst düzey yöneticiler ofiste yokken, telefonları yanıtlar.

9- Gelen mailleri cevaplar.

Sekreter Nasıl Olunur?

Üniversitelerin Kamu Yönetimi, Halkla İlişkiler, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümlerinden mezun olan kişiler sekreterlik yapabilir. Lise mezunlarının da sekreterlik yapma şansı var. Özellikle yabancı dil ve diksiyonu düzgün olan kişiler çeşitli sektörlerde yönetici asistanı olarak işe alınmaktadır.

Tıbbi sekreter olmak içinse Sağlık Meslek Liselerinin tıbbi sekreterlik bölümünde okumak gerekiyor.

Sekreterin Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Sekreterlerin görev ve sorumlulukları çalıştıkları sektöre göre farklılık gösterebilir. Ancak genel olarak yönetici asistanlarının yerine getirmesi gereken sorumluluklar aynıdır.

1- Yönetici asistanlarının diksiyonu düzgün olmalıdır. Müşterilerle yüz yüze ve telefonda iletişim kurarken akıcı bir şekilde konuşmalıdır.

2- En az bir yabancı dil bilmelidir. İngilizce dışında, Almanca, Rusça ya da İspanyolca gibi Avrupa dillerinden birini öğrenen kişilerin iş bulma şansı diğerlerine oranla çok daha yüksektir.

3- Müşterilerin bilgileri yönetici asistanlarının sorumluluğundadır. Bu bilgiler başka bir kişi ya da kurumla paylaşılmamalıdır.

4- Sekreterler, aynı zamanda şirketlerin imajını yansıtır. Bu nedenle iş toplantılarına ve yemeklerine katılmak da görev ve sorumlulukları arasında yer alır.