İK Profesyoneline E-Posta Atarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Bir şekilde iş ararken İK uzmanları veya işe alım yapacak teknik müdürlerle iletişime geçiyorsunuz değil mi? Cevapsız mesajlar veya e-postalar çok can sıkıyor. Hatta, cevap gelmeyince “Bari olumlu olumsuz bir cevap verseniz” diye söyleniyor olabilirsiniz.

Öncelikle evet bir şekilde İK profesyonelleri kendilerine gelen CV içerikli e-postalara bir cevap verebilir. E-postaya birebir geri dönüş yapmıyorsa “CV’niz veri havuzuna kaydedildi uygun olmanız durumunda sizinle mutlaka iletişime geçilecektir.” içerikli bir otomatik mesaj olabilir. İK kurumların vitrini ve işveren markası ile ilgili pazarlama sürecinde önemli bir yere sahip. İK profesyonelleri karşısında iş arayan ve umut eden bir değer olduğunu ve hatta bir gün kendisinin de iş arayan olabileceğini unutmamalı değil mi? Bana gelen her e-postaya bir şekilde dönmeye çalışıyorum ama bazen bir şekilde atlıyor olabilirim maalesef, üzgünüm.

Diğer yandan İK profesyoneline gelen CV/başvuru e-postalarını dikkate alalım. Yoğun dönemlerde sorumlu oldukları iş süreçlerinin yanında gelen CV’leri değerlendirip geri dönmeleri çok vakit alabilir. Sadece gelen CV’leri okuyup iş durumuna göre klase ediyor olabilir. Mülakata çağıracağı e-postayı cevaplarken diğer CV’leri sakladığını unutmayalım. İK uzmanı için CV havuzu çok değerli sonuçta. Bu arada, arka planda işlerinin ne yoğunlukta olduğunu ve politikalarını bilemeyiz. Onlarda insan ve biraz insaflı davranmak gerekir diye düşünüyorum.

İşe alım çalışmalarımda özellikle profesyonel sosyal ağda iş ilanı paylaştığımda yaşadığım ve danışanlarımın iletişim tarzlarını sorduğumda gördüğüm ve duyduğum şu;

>CV’mi eposta adresine gönderdim.

>>Peki, açıklama yazdınız mı?

>Hayır, gerek var mıydı?

Bana sadece CVler geliyor bazen. CV danışmanlığı mı, iş başvurusu mu? Anlayamıyorum. Geri dönüyorum genelde ama ya başkası bu durumda size geri dönmezse. İşi, mülakatı kaybettiniz demektir. :(

İster bir iş ilanı, ister genel başvuru olsun İK profesyoneline CV gönderirken özenli olmanızı tavsiye ederim. Başvurduğunuz ilanla ilgili bir aday olarak dikkat çekmek, diğer CV’ler arasında kaybolmak istemiyorsanız dikkat etmeniz gereken bazı detaylar var. (Beyaz yaka mavi yaka değişmez)

· İlanın referans numarasını e-postanızda mutlaka yazın. İK profesyoneli aynı anda birden fazla ilan takip ediyor olabilir. CV’niz karışmasın, gözden kaçmasın.

· Başvurduğunuz pozisyonla ilgili olarak çok uzatmadan bir ön yazı yazın. Profesyonel kimliğinize, katacağınız değere odaklanın CV’ye değil. Zaten iş hayatınız CV’de var. Bu işi neden istediğinizi anlatın.

· Eğer genel başvuru yapıyorsanız çalışabileceğiniz pozisyonları/sektörü e-postanıza ekleyin.

· İş ilanı yayınlandı ve İK profesyonelinin e-postasını buldunuz. Duyurulan açık pozisyonda değilsiniz ama yine de şansınızı denediniz. Cevap bekliyorsunuz değil mi? Siz muhasebeci ama açık pozisyon satış yetkilisi. Cevap gelmeyebilir belirteyim, çok umut beslemeyin size göre açık pozisyon yoksa. İletişim kurma amacınızı e-postanıza diğer detaylarla birlikte mutlaka ekleyin.

· Öğrenciler ve yeni mezun iş/staj arayanlar her işi yaparım demek yerine hedefinizi de ekleyin. Kariyerinizin CEO’su sizsiniz, unutmayın, bunu e-postada hissettirin.

· İK profesyonelinin e-postasını buldunuz hemen CV’nizi paylaş butonu ile bomboş bir eposta ile yolladınız. Hiç uygun değil bence. Özellikle yönetici ve kurumsal bir duruşunuz varsa. Cevap eğer gerçekten o pozisyona uygunsanız gelir. Gönderdiğiniz e-posta dosyalanacak kendi yeriniz hakkında yönlendirme yapın.

· CV’nizi e-posta atarken dosyanın ismini kontrol edin. “cv ,X.cv, 125455214.pdf” gibi olmasın, sizi ve temsil becerinizi göstersin. İK’cının bilgisayarı CV isimli dosya dolu zaten. Sizin farkınız ne?

· E-posta yollarken konu kısmını boş bırakmayın, e-postanız ekranda göründüğünde içeriği merak uyandırmalı. İçerik hikâye değil somut gerçekler, çok uzun değil özet içerik etkili olur.

· İK profesyoneline bu işe ihtiyacım var lütfen içerikli eposta yollamayın. Ne kadar dikkate alınır, dikkate alan var mı? bilmiyorum. İK profesyoneli işini yapıyor ve amacı en iyi performansı sergilemek ve en iyi adayı bulmak. Lütfen beni işe alın derken CV’niz gerçekten etkileyici mi, hedef odaklı mı, ilana uygun mu? Kontrol etmelisiniz. Özellikle kurumsal firmalarda yardım çağrıları dikkate alınmayabilir. Profesyonel hayatta ayakta kalmak istiyorsanız profesyonel duruş sergilemelisiniz. İnsani değerler tabii ki çok önemli ama işini en iyi şekilde yapmak her açıdan önemli.

· İletişiminizi riske atacak detaylardan kaçının. E-postanızı birkaç defa okuyun, her detayı kontrol edin ve içinize sindiğinde gönderin. Aman dikkat edin CV'yi eklemeyi unutmayın. E-postanında ulaşıp ulamadığını da takip etmelisiniz.

· İK profesyoneli ile ilan dışında da iletişime geçebilirsiniz. Örneğin iş arama süreci ile bilgi almak için mesaj attınız. Sosyal ağlarda da bıraktığınız etki ve iletişiminiz çook önemli, dikkat edin. İK profesyonelleri sizi her an gözetleyebilir.

Genel olarak eposta ve yazılı iletişimde bu detaylara dikkat etmekte fayda var. Tabii herkesin kariyeri farklı ama iletişimde özen ortak nokta. “Sadece e-postayla CV yolluyoruz, İK profesyoneli de kontrol etsin bari” diye düşünmeyin. Amacınız iş başvurusu yapmak, mülakata çağrılmak ve tabii maddi dengeyi tekrar sağlamak. Amacınıza ulaşırken bireysel markanızı en iyi şekilde göstermelisiniz. İş bulma sürecinde yapacağınız ufak dokunuşlarla fark yaratmalısınız. Diğer adaylardan birkaç adım öne geçmek, profesyonelliğinizi hissettirmek ve en önemlisi iz bırakmak istiyorsanız yukarıda belirttiğim benzeri diğer detaylara dikkat etmekte fayda var. İletişiminizi durduracak veya yavaşlatacak her detay engeldir, yani yok edilmeli. Kendi kendinize yolunuzu engellerle donatmayın. İletişim sürecinizi yönetmek için üzerinde biraz düşünmek ve hatta çalışmak gerekebilir. Her detayı çalışmalısınız. Danışanlarımla oturup bu iletişim sürecinde kullanacağımız kelimeleri bile tek tek seçiyoruz.

Düşünmek ve çalışmak demişken bazen farklı mekânlarda iş arama sürecinizi yürütebilirsiniz. Evden çıkın. Her yerde Wi-Fi bağlantısı var. Kendinize uygun bir cafede veya termosunuzla bir parkta iş ilanlarına bakın. Hatta aradığınız işin, hayalinizde ki firmanın olduğu yerlerde öğle arası bulunmaya özen gösterin. Öğle yemeğine gelmiş çalışanlarla iletişime geçin. Profesyonel ağınızı geliştirmeye çalışın.

Mekân değişikliği demişken güneşin yüzünü gösterdiği birkaç gün önceydi. Danışman arkadaşımla beraber bir şirketin İK süreçlerinin yapılanması ile ilgili bir proje için çalışıyorduk. Baktık hava güzel aldık bilgisayarlarımızı ve soluğu bir cafede çalıştık. Tabii ki işi yetiştirdik üzerine nefes almış olduk. Başka bir akşam acil yazmamız gereken bir teklifi online ortamda çalışmak yerine başka bir zincir kahvecide çalışarak yetiştirdik. Biraz ses vardı ama odaklanınca teklifi yollamış şekilde günü bitirdik. Eğer işiniz uygunsa bazen farklı yerlerde çalışmak size hız kazandırabilir, rahatlamanıza sebep olur, daha iyi düşünebilirsiniz. “Tebdili mekânda ferahlık vardır” Kendi işinize göre değerlendirin. Artık her yer bir anda ofis olabilir eğer isterseniz. Hatta yöneticiler birim toplantılarını işyerinin dışında farklı yerlerde yapabilirler. Ekibin motivasyonunu artıran, keyifli ve sonuç alınmış bir toplantı olabilir. Önereceğim yerler var. :)

Haftanızı planlarken kendinize vakit ayırmayı unutmayın. Yaşadığınız her andan keyif alıp, iş hayatına taptaze devam etmeniz dileğiyle…

KARİYERİNİZ PARLASIN

ESRA KEMER

Kariyer Danışmanı, İnsan Kaynakları Profesyoneli

Kurumsal ve bireysel danışmanlık talepleriniz için e-posta adresinden iletişime geçebilirsiniz.