Çalışma Ortamının Düzeni

Ofis masanız aslında sizin bir yansımanızdır ve size ait ipuçları barındırır. Düzeni, kişisel eşyalarınızın çeşidi vb. Şu var ki karmakarışık masada çalışılması çok ama çok zor. İş hayatımın ilk yıllarında bir gün nasıl yoğunum, bir sürü eğitim dokümanı, dosyalar, faturalar, masam o gün öğlene doğru doldu. İK’nın dijitalleşmesi yolunda adımlar attığımız ilk yıllar ama kâğıtlar havada uçuşuyor yine de. Denetime gelen müfettiş dağınık masamı görünce “O demek ki çok çalışıyorsunuz bu iyi bir şey demişti.” Evet, çok çalışıyordum ama efektif miydim? Aslında masamın o an dağınıklığı, düzeni sevdiğim için beni çok rahatsız etmişti.

Her seviyeden her çalışanın bir çalışma alanı vardır. Zamanınızı iyi yönetmek, daha verimli çalışmak ve performansınızı artırmak üzere çalışma alanının düzenlenmiş olması şart. Bunu önce kendiniz için yapmalısınız.

Çalışan memnuniyeti araştırmalarında en çok sorgulanan konuların arasında fiziksel ve psikolojik çalışma ortamı da yer alıyor. İşverenlerin çalışma ortamlarını çalışanların yüksek motivasyonlu, rahat ve sağlık koşullarına göre uygun bir şekilde düzenlemeleri gerekli. İşyeri düzeni bir çalışanın mutlu ve bağlı çalışmasını sağlayan bir unsur ve hatta gurur kaynağı olabilir. Daha mutlu, verimli çalışmak için çalışma ortamının düzenlenmesi talebinizi işvereninize veya İK çalışanına çözümlerinizle iletiniz ve iletmekten çekinmeyin.

Hadi kendi çalışma alanınıza bakın, eğer karman çormansa düzenlemenin tam zamanı demektir.

Eşyalarınızı Kullanımına Göre Sınıflandırın

Masanız, işyerinizde size özel bir alan ve günlük iş süreçlerinde kullandığınız bir sürü eşya barındırır. Aslına bakarsanız belki de sizin için değerli olan o eşyaların çoğunu kullanmıyorsunuzdur bile. Masanızı gözden geçirin kullanım sıklıklarına göre ve eşyaları sınıflandırın. Örneğin hafta başı masanızda tüm eşyaları bir yere toplayın. Az, orta ve çok sık kullanım olarak günlük işlerinizi düşünüp tüm eşyaları bu üç sınıfa göre ayırın. Normal ve çok sık kullanım olanları masanızda konumlandırın. Az kullanım olarak ayırdıklarınızı ayrı bir yerde tutun ve ihtiyacınız olduğunda sadece masanıza alın. Hafta boyu hiç kullanmıyorsanız gereksiz kalabalığa yer yok demektir. Fazla her eşya sizin ihtiyacınız olanlara ulaşmanızı engeller, gözü yorar verimliliğinizi azaltır, işe yaramayanları kaldırın. Az kullanımları depolayabilir, ihtiyacı olana verebilir ya da geri dönüşüme gönderebilirsiniz.

Eşyalarınızı İş Akışınıza Göre Sıralayın

Eşyaları kullanımınız soldan sağa veya sağdan sola olabilir. Önemli olan masanızın şekline göre bir boş çalışma alanı ve kullanım rahatlığınıza göre solda ve sağda kullandığınız araçlar. Ben bilgisayarımın sağında not defterimi, dokümanlarımı tutarken sol tarafımda telefonumu tutmaya gayret ediyorum. Bu düzen hızlı çalışmamı sağlıyor, siz de kendinize göre bir düzen kurabilirsiniz. Örneğin bilgisayarınızı merkez olarak konumlandırırsak önünde boş çalışma alanı, sağda zımba, hesap makinası vb. varken solda postalarınız ve dosya rafları olabilir. En rahat kullanım şeklini yine kendiniz kullanım sıklığınıza göre deneyerek bulabilirsiniz.

Çalışma Alanınızda Hiç Kullanmadığınız Boş Alan Olsun

Masanızda kullanılmayan boş bir alan tutmaya ve bu alanda hiçbir eşya barındırmamaya gayret edin. Bu bölüm acil gelen imza, kontrol gibi dosya işlerinde sizi rahatlatır. “Bir dakika önce masamı düzenleyim” deyip karşınızda ki kişinin vaktini alıp kendinize strese sokmadan imza işinizi boş alanda halledebilirsiniz. Bunu alışkanlık haline getirseniz toplantılarınızda, gelen imza veya doküman kontrol işlerinde bir anda boş alanda hızlıca adapte olabilirsiniz. Boş alan oluşturmak için düzenleyici ofis araçları ile edinebilir ya da kendiniz bir yöntem bulabilirsiniz.

Görsel Dağınıklığı Azaltın, Dijitalleşin

Dağınıklık göz yorar, odaklanmanızı engeller dedik ya ruhunuzu dağınıklıkla yormayın. Ekrana yapıştırılan yapışkan notlar, mantar panoya iğnelenen kâğıtlar dağınıklık yaratabilir. Kâğıt yığınlarından kurtulmaya bakın, her şey dijitalleşiyor. Öncelikle notlarınız ve yapacaklarınızı takip için tüm cihazlarda senkronize çalışan dijital uygulamaları kullanın. İlla mantar pano gibi bir araç kullanacaksanız bu panoyu bölümlere ayırın. Örneğin bir kısmı gelir geçer notlar, bir kısmı sürekli lazım olanlar bir kısmı motivasyon araçları için kullanılabilir. Ancak belirli aralıklarda bu panoyu düzenlemeyi ve temizlemeyi unutmayın.

Kişisel Dokunuşlar Neşe Katar

Her gün dezenfekte etmeseniz de düzenli olsun. Çok tozlandığında veya çayınız döküldüğünde gerekli temizliği zaten yaparsınız. Japon düzenleme sanatıyla ilgili Marie Kondo/Konmari’ nin programını izlemiştim. Dolaptaki tüm giysileri bir yığın yapıp bir yerde toplatıyor, danışanına tek tek tüm kıyafetleri eline almasını istiyor. En çok neşe verenin ve enerji patlaması yaratanın saklanmasını, hiçbir etki yaratmayanın ise kullanılmamak üzere ayrılmasını istiyor. Böylelikle en çok neşe ve enerji veren kıyafetler kalıyor. İşte siz de masanızı düzenlerken gereklilikler dâhilinde düzenleyebilirsiniz. Masanızda neşeli objeler olsun. Belki çocuklarınızın fotoğrafı, belki bir masa süsü olabilir. Ancak profesyonel olduğunuzu unutmadan neşe dokunuşlarına yer verebilirsiniz. (Konmari’ nin düzenleme sanatını incelemenizi tavsiye ederim.)

Masanızın Çevresini de Kontrol Altında Tutun

İşinize göre kullandığınız eşyaları sizi engellemeyecek şekilde düzenleyin. Masa altında eşyalar kalabalık yaratır, düşme riskinizi artırır. İşinize göre masanın altında tutmanız gereken her şeyi bir kutuda toplayın. Mesela dikiş makinasında çalışanlar, masa altında bir kutuya atık kumaşları geri dönüşüm için günlük depolayabilirler. Kitaplar, ajandalar, numuneler neyse depolamak ve düzenlemek sizin elinizde.

Temizleyin

Bu kadar derledik, toparladık harika masamız günlük kullanımımız için çok düzenli. Hijyenik ıslak mendiller hayatımızdayken toz ve leke için ufak dokunuşlar da yapabilirsiniz. Temiz ve ferah ortamda çalışmak verimliğinizi artırır.

Sürekliliğini Sağlayın, Standartlaştırın

Masanızı düzenlemek belki çok süre kazandırmayacak ama daha verimli yüksek performansta çalışmanızı sağlayacak ve motivasyonunuzu artıracak. Alışkanlık haline getirmeye çalışın.

Bu da benden olsun

Oğuz’um Mira’ m sizin göreviniz büyümek. Büyürken hata yapmak ve hayatı öğrenmek göreviniz. Evde oynadığınız oyunlar, yaptığınız resimler hepsi sizin gelişiminizi sağlıyor. Bazen anı yaşarken dağılıyorsunuz ve dağıtıyorsunuz. Düzenli ortamda yaşamanın keyfini fark edeceksiniz ve bende elimden geleni yapacağım. Sizi çok ama çok seviyorum.

KARİYERİNİZ PARLASIN

Kurumsal ve bireysel danışmanlık talepleriniz için esra@cvcheckup.com e-posta adresinden iletişime geçebilirsiniz.

ESRA KEMER

Kariyer Gelişim ve İnsan Kaynakları Danışmanı

Linkedin :

Instagram : esra__kemer

Facebook : Esra Kemer - CVCheckup