Tutanak Nedir, Ne İşe Yarar? Hangi Durumlarda Tutanak Tutulur?

Tutanak hazırlanırken yazan kişinin ya da tarafların kişisel düşüncelerine asla yer verilmemektedir. Tarafsız bir dille yazılması oldukça önemlidir. Bu kural tutanak yazmada oldukça önemlidir. Tutanak yerine bazen zabıt ismi de kullanılabilir.

Tutanak Nedir, Ne İşe Yarar?

Belgelenmesi gereken durumların tespit eden kişilerce hazırlanarak taraflar tarafından imzalanan belgeler tutanak olarak isimlendirilir. Tutanak, zabıt ismi ile de bilinmektedir. Tutanaklar yazılırken yalın ve açık bir şekilde yazılması oldukça önemlidir. Herhangi bir yorum ya da görüş tutanak yazılırken belirtilmez.

Aksi ispat edilene kadar tutanak belgeleri hukuken geçerli olan belge konumundadır. Tutanaklar bilgisayarda yazılabilmektedir. Bunun yanında okunaklı olması şartı ile el yazısı da olabilmektedir. El ile tutanak yazılırken dolma kalem veya tükenmez kalem kullanılması gerekmektedir.

Tutanak yazılırken dikkat edilmesi gereken hususlar;

● tutanak düzgün bir şekilde ve anlaşılır ifadeler ile yazılmalıdır.
● Tutanaklar kağıtların tek bir yüzüne yazılmaktadır.
● Tutanağın birden fazla sayfaya yazılması durumunda tutanağın üst kısmına sayfa numarasının yazılması gerekmektedir.
● Birden fazla sayfaya yazılan tutanaklarda her sayfanın taraflar tarafından imzalanması gerekir.
● Tutanak üzerine herhangi bir silme ya da ekleme işlemi yapılmamalıdır.
● Yanlış bir yazım olursa o zaman yanlış kelimenin üzeri tek bir çizgi ile çizilmeli ve hemen yanına parantez içinde kaç tane kelimenin üzerinin çizildiği belirtilmelidir.

Hangi Durumlarda Tutanak Tutulur?

Çok farklı tutanak türleri bulunur. Bunlardan bazıları şu şekildedir;

● Toplantı Tutanağı
● Kaza Tutanağı
● Bulunan Eşya Tutanağı
● Olay Tutanağı
Tutanakların kronolojik sıra göz önünde bulundurularak yazılması gerekir. Tutanaklarda olaya şahit olan kişilerin imzaları mutlaka bulunmalıdır.