200 bin İK’cının sağ kolu oldu

İSMAİL ŞAHİN- İnsan kaynakları ve personel yönetim platformu Kolay İK, dolar bazında iki buçuk kat büyüme seviyesini 2025 yılında da devam ettirmeyi hedefliyor. İnsan kaynakları alanında uçtan uca yüzde 60’lara varan zaman ve maliyet tasarrufu sağladıklarını ifade eden Kolay İK CEO’su Çağlar Yalı, Milliyet Executive’in sorularını yanıtladı...

Kolay İK ne zaman ve nasıl doğdu? Fikir nereden çıktı? Nedir ve ne yapar?

Türkiye’de şirketlerin dijitalleşme süreci 2010 yılından sonra başladı ama şirketlerin dijitalleşme yatırımı yaptıkları alanlar arasında İnsan Kaynakları (İK) operasyonları pek yer almıyordu. Kurucu ekip olarak gerek kendi gözlemlerimiz gerekse de çevremizdeki kişilerin deneyimlerinden yola çıkarak İK alanında bir platform geliştirmeye karar verdik ve 2015 yılında Kolay İK’yı kurduk.

Şirketlerin kariyer sayfalarını oluşturması ve çalışanların işe alım süreçlerinden işten ayrıldıkları ana kadar olan tüm insan kaynakları süreçlerinin dijital ortamda uçtan uca yönetilmesini sağlıyoruz. Hizmetlerimiz arasında çalışan özlük bilgilerinin tutulması, izin, maaş, prim, avans ve harcamaların takibi, performans değerlendirme, eğitim, takvim, vardiya ve zimmetlerin yönetimi, işe alım ve aday takip sistemi gibi temel İK alanlarının yanı sıra İK Danışmanlığı, puantaj ve PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) entegrasyonu sayesinde gerekli tüm bilgileri tek noktadan yönetmeyi sağlayan Bordro uygulaması, Bordro Hesaplama Hizmetleri, İK Analitiği, işe alım ve işten çıkış sürecinde yapılan işleri dijital ortamda takip etmeyi sağlayan İş Akış Yöneticisi gibi şirketlere katma değer sağlayan özel hizmetler de bulunuyor.

Kaç şirket kullanıyor?

Günümüz itibarıyla 2.200’den fazla şirkette 4.500’den fazla İK yöneticisi ve 200 binden fazla çalışan Kolay İK kullanıyor.

Şirketlere nasıl avantajlar sağlıyorsunuz? Ne kadar zaman ve para tasarrufu oluşuyor?

Tüm İK süreçlerini dijitalleştirerek iş yükünün şirket içinde dağıtılmasını ve hata payının en düşük seviyeye indirilmesini sağlıyoruz. Bu da bizi İK süreçlerinde kullanılan geleneksel yöntemlerden ayrıştırırken şirketlere zaman, maliyet ve verimlilik avantajı kazandırıyor. Örneğin işe alım süreçlerini aday takip sistemi (ATS) kullanarak dijitalleştiren şirketler, manuel yürüten şirketlere göre maliyet ve zaman yönünden yüzde 60 kâr sağlıyor.

Türk Telekom Ventures ile yollarınız nasıl kesişti? Türk Telekom’un girişimcilik yolculuğunuza ne gibi katkılar sundu?

Kolay İK’nın henüz ikinci yılında yani henüz ortada istediğimiz seviyede bir ürün yokken ve çok az sayıda şirkete ulaşmışken Türk Telekom Ventures’ın girişim hızlandırma programı olan PİLOT sayesinde ilk ciddi adımlarımızı attık. 2016 yılında PİLOT’a seçilerek ciddi bir görünürlük elde ettik. Sonrasında da Türk Telekom Ventures ekibiyle iletişimimiz hiç kesilmedi. 2024 yılında TT Ventures Girişim Sermayesi Yatırım Fonu’ndan yatırım aldığımız için de çok mutluyuz.

Bordro işine girmemek için bayağı direnmişsiniz ve sonunda girmişsiniz. Bu süreç nasıl oldu?

Evet, uzun ve detaylı bir süreç oldu; ancak bu süreci kullanıcılarımız için en doğru şekilde yönetmemiz gerekiyordu. Uygulamamızı geliştirirken kullanıcılarımızı dinliyor ve onların hayatlarını kolaylaştırmayı hedefliyoruz. Bordro uygulamamız da bu yaklaşımın ürünü. Her ay sonu İK, finans ya da muhasebe departmanlarının çalışanları veya bizzat şirket sahipleri bordro hazırlama stresi yaşıyor. Çünkü bordroyu hazırlarken gerekli olan izin, mesai gibi kalemlerin çoğu farklı uygulamalardan tek tek alınıyor. Biz de Kolay İK olarak öncelikle bordroyu oluşturmayı sağlayan tüm kalemlerin dijital olarak tek bir noktadan yönetilmesi için geliştirmeler yaptık: PDKS, çalışma takvimi, izin, fazla mesai, maaş, yemek, yol, özel sağlık sigortası, ek ödeme, kesinti gibi. 2024’ün son çeyreğinde de tüm bu süreci, geliştirdiğimiz ‘Bordro’ uygulaması ile entegre ettik.

'100 bin insan bordro verisi giriyor' diyorsunuz. Kolay İK bunu nasıl yapıyor?

Kolay İK’yı kullanan şirketlerin bordroyu oluşturan tüm kalemlere dair verileri canlı ve güncel olarak sürekli sistemimizde yer alıyor. Verilerde bir uyuşmazlık olduğu takdirde, örneğin izin günleri ile çalışma takvimi uymuyorsa sistem uyarı veriyor ve hatanın hemen giderilmesini sağlıyor. Dolayısıyla şirketler tüm bu kalemlerin çıktısı olan bordroyu yapmak için ek bir süreye ihtiyaç duymadan, geçmişte günlerce uğraştıkları bordroları yalnızca birkaç dakika içinde tamamlayabiliyor.

İşin nasıl zorlukları var ve siz bu zorlukları nasıl kolaylaştırıyorsunuz? Mali müşavirlerin işini dönüştürüyor musunuz, birlikte daha uyumlu çalışmanın önünü mü açıyorsunuz?

Kesinlikle önünü açıyoruz. Çünkü dışarıdan bordro danışmanlığı alan veya bunun için mali müşavir ile çalışan şirketler de bordroların hesaplanmasını sağlayacak tüm verileri tek tıkla veya API üzerinden ilgili kişiyle paylaşabiliyor. Dolayısıyla bu işe günlerini ayıran ilgili tüm departman ve kişiler bu sayede daha stratejik işlere odaklanabiliyor.

Yapay zeka kullanıyor musunuz?

Evet kullanıyoruz ama biz yapay zekayı önde değil, ‘arkada’ çalıştırıyoruz. Ürün ve hizmetlerimizin her alanında yapay zeka arka tarafta sürekli olarak çalışıyor. Bununla birlikte LLM’leri (Büyük Dil Modeli) ürün/hizmet üretirken kullanıyoruz. Bunun neticesinde de yazılım tarafında tahmini yüzde 40 verimlilik artışı sağlıyoruz. Bu verimlilik artışı, hem kullanıcılarımıza daha hızlı ve etkili çözümler sunmamızı sağlıyor hem de geliştirme süreçlerimizi önemli ölçüde hızlandırıyor.

'Kolay İK, şirketlerin çalışanlarına ait özlük bilgisi yönetimi, izin yönetimi, eğitim yönetimi, performans yönetimi, fazla mesai yönetimi, zimmet ve harcama takibi gibi süreçlerini takip ederek yönetebilmelerini sağlar' deniyor, bunu tek bir program mı yapıyor?

İK süreçlerinin tamamını dijitalleştiriyor ve şirketteki insan kaynağına dair tüm bilgileri merkezileştiriyoruz. Yani puantajları bir yerde, maaşları başka bir dosyada tutmak yerine hepsini bir arada görebilecekleri bir sistem sunuyoruz. Tüm bu verilerin tek bir yerde olması raporlama ve analiz yapma olanağı sağlıyor. Böylece şirketler operasyonel işlerini yaparken aynı zamanda sistemlerini geliştirmek üzere içgörü alabiliyor.

Genelde nasıl şirketlere hizmet veriyorsunuz?

En önemli avantajlarımızdan biri, iki kişilik bir girişime de iki bin kişinin çalıştığı bir şirkete de birebir aynı hizmeti veriyor olmamız. Ölçek ve sektör fark etmeksizin platformumuzu kullanan tüm çalışanlar aynı Kolay İK ekranını açıp aynı hizmeti alıyor. Dolayısıyla her ölçekten ve sektörden şirkete hizmet veriyoruz.

Yurt dışında da faaliyetleriniz var mı?

Günümüz itibarıyla 6 dil seçeneğiyle 25 ülkeye ulaşıyoruz. Şu anda ciromuzun içindeki payı yüzde 8 olan yurt dışı gelirimizi 2025’te yüzde 20’ye yükseltmeyi hedefliyoruz. Böylelikle ülkemizin yazılım ve teknoloji ihracatına da daha fazla katkı sağlayacağız. Türk Telekom Ventures’ın mentor ve eğitim destekleri ile globalleşme vizyonumuz olgunlaştı, farklı pazarlarda faaliyet gösterebilmek için çalışmalara başladık.

Yatırım aldınız mı? Kaç defa aldınız?

Evet, bugüne kadar toplam beş yatırım aldık. İlk yatırımımızı, şirketimizin kuruluş yılı olan 2015’te, son yatırımımızı ise 2022 yılında aldık. Şu anda, 2025’in ilk çeyreğinde Seri B yatırım turumuzu tamamlamayı hedefliyoruz. Bu süreçte, büyümemizi hızlandıracak ve kullanıcılarımıza daha fazla değer sunmamıza olanak tanıyacak yeni ortaklıklar kurmayı amaçlıyoruz.

Sizin satın almalarınız da var. Talentics ve Peopleoma’yı satın alma sürecinizi anlatır mısınız? Size neler kattı? Yeni satın alma planlarınız var mı?

Bu iki satın almayı da 2023 yılında yaptık. İşe alım ve aday takip sistemi Talentics’i satın almadan önce bir çalışanın işe başladığı andan işten çıktığı güne kadar olan tüm İK süreçlerini dijitalleştiriyorduk. Satın almayla birlikte ilan oluşturmadan teklif gönderimine kadar olan tüm işe alım süreçlerini de kapsayan bir hizmet sunmaya başladık. Şirketlerin veri odaklı kararlar almasına yardımcı olan ve bu sürece rehberlik eden İK Analitiği uygulaması Peopleoma satın alması ile birlikte hizmet verdiğimiz şirketlere çok daha derinlemesine bir veri analizi sağlıyor, öngörüler ve geleceğe yönelik tahminlerle de şirketlere rehberlik ediyoruz.